KPiR для JDG: що це, хто веде і що туди записувати у 2026

Коли підприємець реєструє JDG, разом із формою оподаткування він отримує й обов’язок вести облік. Для більшості JDG цей облік — KPiR: podatkowa książka przychodów i rozchodów.

Що таке KPiR простими словами

Це таблиця, куди в хронологічному порядку записуються всі доходи і витрати діяльності: продажі, закупівлі товарів і матеріалів, зарплати, інші витрати.

Щомісяця на основі KPiR розраховується аванс з PIT. Наприкінці року книга є підставою для річної декларації — PIT-36 (skala podatkowa) або PIT-36L (podatek liniowy).

Вести KPiR можна в паперовому або електронному вигляді — на практиці сьогодні майже всі ведуть її електронно, у бухгалтерських програмах.

Хто зобов’язаний вести KPiR

• JDG на skala podatkowa (12% і 32%) або podatek liniowy (19%);
• spółki cywilne, jawne і partnerskie фізичних осіб — поки річний дохід не перевищує 2 000 000 євро.

Хто KPiR не веде:

• JDG на ryczałcie — замість KPiR ведеться простіша ewidencja przychodów: записуються лише доходи, бо витрати на ryczałcie не впливають на податок;
• фірми з річним доходом понад 2 000 000 євро — вони зобов’язані перейти на повну бухгалтерію (księgi rachunkowe).

Тобто відповідь на питання «чи веду я KPiR» випливає з форми оподаткування. Про те, як обирається форма і в які строки її можна змінити — я написала окремо.

Що записується в KPiR

У 2026 році KPiR має 19 колонок — серед іншого додалася колонка з номером фактури в KSeF. На практиці найважливіші такі:

Кожен запис має спиратися на документ: фактуру, rachunek або dowód wewnętrzny. Без документа витрату визнати не можна.

Як виглядає KPiR на практиці

Ось фрагмент реальної KPiR за липень 2026 року, згенерованої бухгалтерською програмою (усі назви, NIP та номери документів змінені):

Що тут видно: рядок 12 — фактура за бухгалтерські послуги потрапляє в колонку 15 (інші витрати); рядки 13–14 — продажі в колонці 9; рядок 15 — імпорт послуг з ЄС. Фактура з KSeF має свій номер у колонці 3. Внизу — суми за місяць і наростаючим підсумком з початку року: саме з них рахується аванс PIT.

Типові помилки у веденні KPiR

• записувати витрати, які не пов’язані з діяльністю — при контролі їх «знімуть» і донарахують податок;
• губити фактури за витратами — немає документа, немає витрати, податок виходить вищим;
• плутати дату виставлення фактури з датою визнання витрати;
• забувати про spis z natury (remanent) на кінець року, якщо є товарні залишки або ви надаєте послуги, які потребують закупу товарів (наприклад, салон краси чи малювання картин на замовлення).

KPiR і KSeF у 2026 році

З 2026 року фактури поступово переходять у KSeF. Це змінює документообіг — фактури виставляються і надходять через державну систему, — але не сам обов’язок вести KPiR: книга залишається, змінюється лише джерело документів для записів.

Як підготуватися до KSeF — окремий пост за три кроки.

Чи можна вести KPiR самостійно

Технічно — так: є програми, які формують книгу автоматично з введених фактур.

Практично питання не в тому, куди вписати цифру. Питання в тому, чи можна конкретну витрату визнати, в яку колонку її віднести і на підставі якого документа. Саме тут з’являються помилки, які виходять дорожчими за бухгалтерське обслуговування.

Часті питання про KPiR

Чи потрібна KPiR на ryczałcie?

Ні. На ryczałcie ведеться ewidencja przychodów — записуються лише доходи.

KPiR паперова чи електронна?

Допустимі обидві форми. На практиці книга ведеться електронно — у бухгалтерській програмі.

Скільки зберігати KPiR і документи до неї?

5 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому минув строк сплати податку за відповідний рік.

Що буде за помилки в KPiR?

Ненадійно ведена або незаведена книга може бути кваліфікована як податкове правопорушення (kodeks karny skarbowy). На практиці найчастіший наслідок — донарахування податку через невизнані витрати.

Переходжу з ryczałtu на skalę або liniowy — коли з’являється обов’язок вести KPiR?

З 1 січня року, з якого діє нова форма оподаткування: з цієї дати заводиться KPiR замість ewidencji przychodów.

Стаття має інформаційний характер і не є індивідуальною податковою консультацією. Обов’язки обліку залежать від форми оподаткування та виду діяльності конкретного підприємця.