Найчастіше питання звучить так: «А ви ж у Гданську, а я у Варшаві — як це працюватиме?»
Так само, як для клієнта з сусідньої вулиці. Бухгалтерія в Польщі вже кілька років повністю електронна: декларації подаються онлайн, ZUS приймає документи через свій портал, фактури з 2026 року йдуть через державну систему KSeF. Паперу в цьому процесі майже не лишилося — а отже, не має значення, у якому ви місті.
Нижче — увесь процес по кроках, щоб ви бачили, що саме відбувається з вашими документами і що потрібно від вас.
Як виглядає співпраця
- Знайомство і розрахунок Дзвінок або переписка: розповідаєте, чим займаєтесь, скільки приблизно документів на місяць, яка у вас форма оподаткування. Ми одразу кажемо, скільки коштуватиме обслуговування — без «розрахуємо пізніше».
- Договір і доступи — дистанційно Підписуємо договір, ви оформлюєте нам доступ до подання ваших декларацій. Це стандартна процедура: без неї жоден бухгалтер у Польщі не може здавати за вас звітність. Усі бланки готуємо ми, вам залишається підписати.
- Приймаємо вашу історію Якщо JDG уже працює, ми переймаємо облік: піднімаємо, що подано раніше, звіряємо стан розрахунків у ZUS та Urzędzie Skarbowym і кажемо, чи все гаразд. Якщо JDG тільки відкривається — допомагаємо з першими кроками.
- Щомісяця: ви надсилаєте документи, ми рахуємо Ви скидаєте документи за місяць, ми ведемо KPiR або облік ryczałt, готуємо декларації ZUS і рахуємо, скільки податку сплатити за цей місяць. Ви отримуєте від нас конкретні суми і терміни: скільки, куди і до якого числа платити.
- Тримаємо вас у курсі Пишемо, коли закінчується пільговий період по ZUS, коли змінюються ставки, коли наближається річна декларація. Питання можна ставити в будь-який момент — не тільки в кінці місяця.
Що і як ви нам надсилаєте
Ніяких спеціальних програм і форматів. Як вам зручно — так і надсилайте:
Фото з телефона цілком достатньо — переганяти в сканер чи PDF не треба. Головне, щоб на знімку читалися суми, дати й NIP.
Чому не в месенджері
У WhatsApp і Telegram ми охоче відповідаємо на питання — але документи там не приймаємо. Причина проста: месенджер стискає фото до нечитабельного, документ губиться між повідомленнями, а через рік знайти конкретну фактуру вже неможливо. У додатку й на пошті кожен документ має своє місце і дату.
Що раніше надішлете — то спокійніше, але жорсткого дедлайну ми з цього не робимо. Щойно документи у нас, ми беремося за них швидко.
Ми самі помітимо, якщо чогось бракує
Ось те, що відрізняє нас найпомітніше — і про що варто попередити заздалегідь.
Ми складаємо для вас персональний список документів, які очікуємо щомісяця: саме ваші фактури, ваш czynsz, ваші виписки з рахунків. І якщо в кінці місяця чогось у цьому списку немає — ми пишемо й питаємо.
Звучить дрібницею, але саме тут найчастіше все ламається. Класична історія: підприємець забув надіслати рахунок за оренду, бухгалтер порахував податок без нього — і про це всі дізнаються аж наступного року. Дуже багато бухгалтерів так і працюють: що надіслали — те й порахували. Не тому що злі, а тому що дзвонити й нагадувати довго, і вважається, що це вже відповідальність клієнта.
Ми так не вміємо. Це ваші податки — а ми будуємо з вами довгі стосунки, не разову послугу. Якщо відверто: нам самим невигідно, щоб ви отримали штраф або переплатили. Ми надто цінуємо свою репутацію.
Чесно попереджаємо: перший місяць ми будемо надокучати
«А виписку за жовтень надішлете?», «А за оренду цього місяця рахунок був?» — таких повідомлень від нас буде більше, ніж ви очікуєте. Практика показує, що після першого місяця це перестає дратувати: ви вже знаєте, що саме від вас потрібно, а ми знаємо, як виглядає ваш звичайний місяць. Зате не буває сюрпризів у грудні.
Той самий список видно й у додатку — не треба тримати його в голові чи шукати в листуванні.
Додаток Zgoda: податкова у кишені
Ми зробили власний додаток — і зробили його не для бухгалтерів, а для людини без фінансової освіти. Такої, яка не зобов'язана знати, що таке zaliczka na podatek, але має право розуміти, що відбувається з грошима її фірми.
Це перший додаток у Польщі, створений насамперед для українців — і для всіх іноземців, кому потрібно швидше зорієнтуватися в польській податковій системі.
Що ви бачите й робите в додатку
- Свої податки — скільки й за що ви платите цього місяця, зрозумілою мовою, а не мовою декларацій.
- Завантаження документів — просто з телефона, без пошти й архівів.
- Що саме треба завантажити — додаток показує, яких документів за місяць ще бракує, щоб ви не згадували про це в останній день.
- Історію — усе, що ви передавали, лежить на місці й не губиться.
Фактури в KSeF: хто за що відповідає
З 2026 року фактури між підприємцями в Польщі проходять через державну систему KSeF. Сама система безкоштовна — платити державі за неї не треба. Складність не в грошах, а в налаштуванні: сертифікат, авторизація, доступи.
Тут важливо чесно сказати, як саме розділені ролі. Ми не відправляємо ваші фактури замість вас. Ми готуємо projekt faktury — і кожен відповідає за свою частину:
| Наша частина | Ваша частина |
|---|---|
| Готуємо projekt faktury на основі ваших даних | Перевіряєте суму |
| Перевіряємо формальні дані: реквізити, ставки, обов'язкові поля | Перевіряєте валюту |
| Відповідаємо за те, щоб фактура була виставлена юридично правильно — faktura wystawiona zgodnie z przepisami | Перевіряєте термін оплати |
| Налаштовуємо сертифікат і доступи, стежимо за їх термінами | Відправляєте фактуру в KSeF |
Так зроблено навмисно. Скільки коштує ваша послуга, в якій валюті й до якого числа має заплатити клієнт — це ваші комерційні домовленості, і ніхто, крім вас, не може їх підтвердити. А от чи відповідає фактура вимогам закону — це вже наша відповідальність, і ми беремо її на себе до того, як документ піде в державну систему.
- Перше налаштування — разом на дзвінку. Генеруємо ваш сертифікат KSeF, підключаємо його і перевіряємо, що все працює. Займає 10–15 хвилин, робиться один раз.
- Допомагаємо надати нам права в системі. Щоб ми бачили ваші вхідні фактури й правильно врахували витрати, потрібні права доступу для бухгалтера. Робиться це в самому KSeF — проходимо цей крок разом з вами.
- Стежимо за терміном сертифіката. Він не вічний, і коли час оновлювати — нагадуємо ми, а не система в останній день.
Усе це входить у ваш щомісячний пакет — окремої плати за KSeF немає. Як виглядає робота з фактурою зсередини, з екранами, ми показали в статті «KSeF = фактури за три кроки».
Документи на вимогу: KPiR, ZUS DRA і довідки
Це те, про що зазвичай згадують у найгірший момент — коли до подання документів на карту побиту лишається три дні, а інспектор просить підтвердження доходів.
Ваші документи ми зберігаємо і готуємо на запит:
- KPiR — podatkowa księga przychodów i rozchodów, ваша податкова книга доходів і витрат. Потрібна для легалізації, банку, іноді для оренди приміщення.
- ZUS DRA — місячна декларація до ZUS. Показує, що внески нараховані й подані.
- Довідка про доходи за потрібний період — у форматі, який просить установа.
- Підтвердження поданих декларацій (UPO) — доказ, що звіт справді пішов у державну систему.
Усе це ми зберігаємо у себе, тому підготувати документ для вас — не проблема і не окрема послуга. Зателефонуйте або напишіть на пошту — зробимо швидко. Не треба записуватися, приїжджати чи чекати кінця місяця.
Онлайн по всій Польщі — і офіс у Гданську
Наші клієнти живуть у Варшаві, Кракові, Вроцлаві, Познані й у невеликих містах, де українською бухгалтера просто немає. Обслуговування для всіх однакове: та сама швидкість відповіді, ті самі терміни, та сама ціна.
Офіс у Гданську — на Wały Jagiellońskie 8/37. Якщо вам ближче й зручніше зустрітися особисто, ми завжди раді. Але це варіант, а не умова.
Що ви отримуєте щомісяця
- Ведення KPiR або обліку ryczałt
- Декларації ZUS та розрахунок податку на доходи за місяць
- JPK_V7, якщо ви платник VAT
- Конкретні суми і терміни платежів — без пошуку по порталах
- Персональний список документів — і нагадування, якщо чогось бракує
- Доступ до додатка Zgoda: податки, документи й нагадування в телефоні
- Відповіді на питання протягом робочого дня, українською
Часті питання
Чи можна вести JDG з бухгалтером повністю онлайн?
Так. Договір підписуємо дистанційно, документи ви надсилаєте через додаток Zgoda або на пошту, декларації подаємо електронно. Приїжджати нікуди не треба.
А якщо я взагалі не розбираюся в польській бухгалтерії?
Це нормально і навіть очікувано. Наше завдання — не завалити вас термінами, а пояснити, за що саме ви платите цього місяця і чому саме стільки.
Чи можу я отримати KPiR або ZUS DRA для карти побиту?
Так. Ми зберігаємо ці документи у себе, тому підготувати їх — не проблема. Зателефонуйте або напишіть на пошту.
А якщо я забуду надіслати якийсь документ?
Ми помітимо і нагадаємо. Для кожного клієнта складаємо персональний список того, що очікуємо щомісяця — і якщо чогось бракує, пишемо й питаємо. Той самий список видно в додатку.
Хто відправляє мої фактури в KSeF?
Відправляєте ви — і це навмисно. Ми готуємо projekt faktury та відповідаємо за те, щоб вона була виставлена юридично правильно. Ви перевіряєте суму, валюту й термін оплати — те, що знаєте тільки ви — і відправляєте.
Чи можна надіслати документи у WhatsApp або Telegram?
Ні, документи приймаємо лише через додаток Zgoda або на пошту. У месенджерах фото стискаються, документи губляться між повідомленнями, і через рік знайти потрібну фактуру вже неможливо. Але поставити питання в месенджері можна будь-коли.
Я вже маю бухгалтера, але хочу перейти. Це складно?
Ні. Перехід ми беремо на себе: оформлюємо доступи, забираємо документи і перевіряємо, у якому стані облік. Детально описали це в статті про зміну бухгалтера.
Онлайн-бухгалтерія — це не «дешевший варіант з обмеженнями». Це той самий обсяг роботи, тільки без поїздок і папок. Від вас — документи раз на місяць. Решта — на нас.
Читайте також
Розкажіть про свою ситуацію
Перша розмова безкоштовна і ні до чого не зобов'язує. Скажемо, скільки коштуватиме обслуговування саме у вашому випадку — ціни починаються від 300 zł на місяць.
Написати нам →