Останні місяці майже кожна перша розмова з новим клієнтом починається однаково: «Я чув, тепер усі фактури треба виставляти через державну систему. Я нічого не підключав. Мене оштрафують?»
Спокійно. Ні, не оштрафують — принаймні не цього року. Але підключитися справді треба, і краще зробити це зараз без поспіху, ніж у грудні в паніці. Розкажу по порядку.
Що взагалі сталося
KSeF (Krajowy System e-Faktur) — це державна система, через яку тепер проходять усі фактури між підприємцями в Польщі. Фактура — більше не PDF, який ви надсилаєте клієнту на пошту. Це електронний документ у суворому форматі Міністерства фінансів: ваш софт відправляє його на державний сервер, система приймає, присвоює номер KSeF — і саме з цього моменту фактура офіційно існує.
Це стосується і вас — навіть якщо ви без VAT (zwolniony). Ось графік:
| Хто | З якої дати |
|---|---|
| Великі компанії з оборотом понад 200 млн zł | з 1 лютого 2026 — вже в KSeF |
| Всі інші підприємці, включно з JDG — і платники VAT, і звільнені | з 1 квітня 2026 — вже обов'язково |
| Найменші (кожна фактура до 450 zł і продажі до 10 тис. zł на місяць) | з 1 січня 2027 |
| Штрафи за фактури поза KSeF | з 1 січня 2027 |
Головне про штрафи: до кінця 2026 року діє перехідний період — за помилки чи невиставлення фактури в KSeF адміністративних штрафів немає. З 1 січня 2027-го вони з'являться, і відчутні: до 100% суми VAT з фактури. Тому зараз найкращий момент підключитися: обов'язок уже діє, а система ще прощає помилки.
Добра новина: розбиратися в цьому самим не доведеться
Чесно, є від чого втомитися: урядовий портал, автентифікація, сертифікати, структура FA(3), XML... Але клієнтам нашого бюро все це знати не потрібно. Ми зробили кабінет, у якому фактура виставляється за три кроки.
- Один раз підключаєте сертифікат KSeF Заходите на державний портал KSeF через Profil Zaufany, генеруєте сертифікат і завантажуєте його в наш кабінет. Це ваш особистий цифровий ключ: діє до двох років, і поки він дійсний — жодних повторних авторизацій перед кожною фактурою. Робиться один раз за 10–15 хвилин, і ми проходимо це разом з вами на дзвінку.
- Заповнюєте коротку форму Звичайні людські поля, без бланків міністерства. Адресу контрагента вручну не вписуєте: достатньо ввести NIP — назву фірми й адресу система сама підтягує з реєстру GUS.
- Натискаєте «Перегляд» — і запит летить до нас Далі наша робота: перевіряємо дані, формуємо фінальний електронний документ і відправляємо його в KSeF. Ви отримуєте готову фактуру з номером KSeF — і жодного стресу, що щось вказали не так.
Як це виглядає зсередини
Несподівано, але KSeF — це ще й зручно
Про KSeF звикли говорити як про проблему. А по факту для маленької фірми він вирішує кілька старих болячок:
- Не треба нічого нікому пересилати. Контрагент бачить фактуру в системі одразу після виставлення. Питання «а ви отримали фактуру?» більше не існує.
- Нічого не губиться. Фактури зберігаються в KSeF 10 років. Не треба тримати архів PDF-ок і боятися за старий ноутбук.
- Швидше повернення VAT. Базовий термін повернення скоротили з 60 до 40 днів.
- Помилку видно до того, як вона стане проблемою. У нашій схемі кожна фактура проходить через бухгалтера перед відправленням у державну систему — ставки, дати й суми перевіряємо ми, а не ви вночі перед дедлайном.
А що з сертифікатом через два роки?
Сертифікат KSeF має термін дії, і після його завершення інтеграція перестає працювати. Нашим клієнтам про це думати не треба: ми стежимо за термінами і заздалегідь нагадуємо, коли час згенерувати новий.
KSeF звучить страшно, поки не бачиш процес зсередини. Насправді це форма з трьох блоків, кнопка «Перегляд» — і бухгалтер, який перевіряє все перед відправленням. Технічну частину бере на себе софт, правильність — ми. Ваша справа — три кліки і розвиток бізнесу.
Ще не підключені до KSeF?
Напишіть нам — за один дзвінок допоможемо згенерувати сертифікат, підключимо до кабінету і покажемо все на живому прикладі. Перший дзвінок безкоштовний, українською мовою.
Написати нам →